„Îmi pare rău pentru răspunsul întârziat”. Câteodată e-mailul este într-adevăr copleșitor

V-ați criticat vreodată pentru că nu ați trimis un e-mail timp de câteva zile (sau săptămâni), v-ați întrebat: „De ce nu am răspuns deja la acel e-mail?” sau v-ați simțit epuizat mental după ce ați trimis doar câteva e-mailuri? Cu siguranță nu sunteți singur în asta. Dacă e-mailul te paralizează sau produce amânare într-un mod în care alte sarcini aparent mărunte nu o fac, este din cauza răspunsurilor psihologice, emoționale și chiar uneori fizice pe care corpul tău le are față de sarcina în cauză.

E-mailul a devenit o parte integrantă atât a vieții noastre profesionale, cât și a celei personale. De fapt, a devenit atât de omniprezent încât este greu de imaginat o lume fără el. Dar se poate simți copleșitor și poate avea un impact asupra productivității și sănătății noastre mentale. Fie că este vorba de volumul mare de e-mailuri pe care le primim, de așteptarea unui contact și a unui răspuns constant sau de dorința de a obține „exact ce trebuie” înainte de a apăsa butonul de trimitere, există multe motive pentru care e-mailul poate fi obositor și copleșitor.

Volum și așteptări

În medie, se estimează că oamenii își verifică e-mailul de aproximativ 15 ori pe zi și, în fiecare caz, pierd între 15 și 25 de minute de productivitate în afara e-mailurilor. Aceasta reprezintă aproximativ jumătate dintr-o zi de lucru de opt ore. Dar știm cu toții că orele de lucru tradiționale nu mai sunt un parametru pentru majoritatea. Se estimează, de asemenea, că o persoană medie trimite și primește peste 120 de e-mailuri pe zi, numărul acestora crescând cu aproximativ 4% pe an.

Drept urmare, fluxul nesfârșit de conținut poate deveni monoton și consumator de timp. În plus, există așteptări din ce în ce mai mari de răspunsuri rapide, având în vedere disponibilitatea computerelor, a telefoanelor și a tabletelor. La locul de muncă există o regulă general acceptată de 24 de ore pentru a răspunde la e-mailuri. Dar, din păcate, acest lucru nu numai că ne leagă în mod constant de dispozitivele noastre, ci se strecoară și în nopțile și weekendurile noastre, fără a ne lăsa timp să ne retragem din punct de vedere mental sau emoțional. Aceste așteptări nealiniate în materie de conectivitate sunt un vinovat major al anxietății legate de e-mail. Deși poate fi dificil, este important ca toată lumea să stabilească limite cu ei înșiși și cu ceilalți în ceea ce privește așteptările și momentul.

Procrastinarea este o teamă de eșec

O mare parte din comunicare este non-verbală. Vocea, tonul, inflexiunea, limbajul corpului și expresia facială sunt importante. Așadar, atunci când suntem forțați să transmitem idei importante sau dependente de context, poate fi greu să le condensăm într-un mesaj dactilografiat. Având în vedere că greutatea tuturor manifestărilor noastre normale de comunicare se reduce la un singur mediu, adesea acordăm o mare importanță formulării exacte, tonului și lungimii corecte. Acest lucru este de fapt atât de comun încât încă din 2013 Psychology Today a publicat articole despre e-mailuri și emoții și despre modul în care relațiile sunt influențate de limbajul și tonul folosit față de interpretare.

Mai mult, sarcina de a răspunde la e-mailuri poate fi amânată din cauza percepției noastre de dificultate sau a așteptării de a avea nevoie de timp neîntrerupt pentru a ne concentra. Acest lucru duce la o acumulare de așteptări, la o acumulare de e-mailuri și, din păcate, la creșterea anxietății. Procrastinarea de acest tip este comună și își are rădăcinile în ceva mai profund – frica. Frica de a nu reuși, frica de lista de lucruri de făcut sau o altă teamă care provoacă paralizie. Psihologii recomandă să faceți un pas înapoi și să vă identificați frica, apoi să faceți activități precum respirația profundă care vă ajută să vă calmați și să vă concentrați. Următorul pas este să găsiți o modalitate de a împărți sarcina dificilă în părți ușor de gestionat. Poate că este vorba de trimiterea unui singur e-mail, sau de scrierea proiectului în completare. Așa cum spune proverbul, nu lăsați perfecțiunea să stea în calea progresului.

Sarcina cognitivă

Comunicarea prin e-mail necesită un efort mental. Nu numai pentru a procesa informațiile care sosesc, ci și în compunerea răspunsurilor și organizarea gândurilor. Atunci când cineva trebuie să se ocupe de mai multe e-mailuri, poate duce la suprasolicitare cognitivă. Acesta este momentul în care apar acele sentimente de copleșire. Oboseala decizională este, de asemenea, de vină pentru nivelul de stres al creierului nostru la e-mail. Cu cât mai multe decizii trebuie să luăm, mai ales atunci când acestea implică subiecte complexe sau importante, cu atât mai mult devenim epuizați mental.

Pentru mulți, soluția, cel puțin pe termen scurt, este de a evita cu totul vinovatul – în acest caz, e-mailul. Comportamentul de evitare este normal atunci când cineva se simte epuizat. Dar duce inevitabil la o căsuță de e-mail mai plină și la o listă mai lungă de lucruri de făcut, agravând anxietatea. Din fericire, știm că dezordinea și anxietatea sunt legate. Astfel, o soluție pentru a ajuta cu sarcina cognitivă este organizarea – pentru a vă simplifica căsuța de intrare și rutina de e-mail. Este nevoie de muncă de început, dar există multe trucuri și instrumente care vă pot ajuta să vă gestionați productivitatea. Printre acestea se numără comenzi simple pentru căsuța de primire, cum ar fi funcțiile Google de amânare a primirii și de snooze atunci când sunteți ocupat și blocarea programată a contului de e-mail pentru cei care nu pot lupta cu nevoia de a verifica e-mailul. Există, de asemenea, multe instrumente gramaticale și de inteligență artificială concepute pentru a vă îmbunătăți scrierea și mesajele pe baza intenției dumneavoastră și a destinatarului.

Deși e-mailul poate fi copleșitor și amânarea este o luptă pentru mulți, există modalități de a depăși aceste provocări. Cea mai importantă dintre ele este să vă reamintiți că sănătatea dvs. mentală și emoțională contează. Dacă un e-mail trebuie să aștepte, poate aștepta. Nu are sentimente de rănit. Dar dacă știi ce trebuie să faci, atunci fă un pas înapoi, respiră adânc și gândește-te la care este cu adevărat problema. De acolo puteți face un plan pentru a finaliza sarcina în cât mai mulți pași mici, după cum este necesar. Iar la sfârșitul zilei, îndepărtați-vă pentru totdeauna. Acordă-ți timp și spațiu pentru a-ți limpezi mintea. Așteptările fiecăruia sunt diferite, iar dumneavoastră trebuie să le onorați pe ale dumneavoastră.

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

Sursa: forbes.com