3 Semne că este timpul să automatizați

Ați mai văzut cum alți antreprenori și întreprinderile lor se extind cu ușurință și v-ați întrebat cum reușesc? Aparent au echipe la fel de mari ca dumneavoastră și nu par să dețină o rețetă secretă pentru tehnicile lor sau pentru ce le oferă clienților. Și totuși, aduc tot mai mulți clienți și ating obiective tot mai înalte în ceea ce privește profitul, de la o săptămână la alta. Iată secretul: se folosesc de automatizare. Pe cât de mult este văzută automatizarea ca o „armă secretă”, ea poate fi adoptată de către un antreprenor sau o agenție în decursul unei după-amiezi.

Automatizarea se referă la externalizarea sarcinilor către noii membri ai echipei sau către resursele tehnologice. Deoarece este o nouă frontieră, mulți antreprenori se întreabă dacă sunt pregătiți pentru pasul următor, în special din dorința de control și de a păstra tot ce ține de afaceri pe plan intern. Dar adevărul este că, probabil, aveați de mult timp nevoie de o oarecare automatizare, dar nu știați că este timpul să începeți. Iată patru semne că ați avea de câștigat dacă aduceți automatizarea în cadrul afacerii dumneavoastră. 

1. Constatați că munciți din greu tot timpul

În prezent vă simțiți depășit de situație? Simțiți că lista cu lucruri ce trebuie realizate este interminabilă? Mulți antreprenori pun pe nedrept semnul de egalitate între volumul de muncă și succesul lor. Iată o întrebare pentru dumneavoastră. Munca pe care o desfășurați vă ajută să vă apropiați de obiectivele comerciale pe care vi le-ați stabilit? Sau simțiți că bateți pasul pe loc, ocupându-vă încontinuu de apeluri și e-mailuri fără prea mari rezultate? 

Iată secretul: Nu trebuie de fapt să realizați toată munca grea din prezent. Și nu trebuie nici să angajați un asistent cu normă întreagă care să vă ușureze sarcinile. Aici intervine automatizarea. Poate fi în forma unui instrument de management al proiectelor, un asistent cu inteligență artificială care să se ocupe de corespondență și să programeze apelurile sau să expedieze automat e-mailuri cu completări. Imaginați-vă cât timp veți economisi. 

Începeți prin a determina cât de multe din sarcinile dvs. pot fi automatizate, prin realizarea unui audit al organizării timpului. Folosind o aplicație de genul Toggle, determinați cât de mult din ziua dvs. se pierde cu sarcini pe care le pot realiza și alții, mai ales dacă acestea sunt „mici sarcini” care vă mențin în zona de suprafață a muncii în loc să vă permită să mergeți în profunzime.

2. A trecut ceva timp de când ați realizat activități creative și de colaborare

Vă amintiți de zilele când porneați la drum cu afacerea și erați tot timpul în plin flux creativ? Fie că dezvoltați pachete pentru client, o pagină de întâmpinare, un design pentru social media, ați simțit că aveți mult spațiu în plan mental pentru a face brainstorming și a construi. Atunci când suntem inundați în mod constant cu lucruri mai mărunte din listă, devine dificil să accesăm aceeași creativitate, lucru care poate avea un impact negativ asupra afacerii. Patronii de companii care deschiși la automatizare știu că ceea ce le aduce succesul este viziunea și creativitatea fondatorilor, astfel încât automatizează sau externalizează tot ce pot pentru a-și elibera spațiul mental pentru proiectele mari, direcționale și bazate pe viziune. De aceea este atât de importantă recrutarea unei echipe motivate. Colaborarea în echipă este esențială pentru performanță, iar o comunicare eficientă ajută la abilitarea echipei pentru a realiza mai mult, mai rapid, împreună. Pe de altă parte, colaborarea ineficientă poate avea exact efectul opus. Într-un studiu de caz, publicat de ClickMeeting, s-a explorat impactul introducerii unor instrumente mai bune pentru sesiuni interactive de învățare în grup, de aliniere a culturii și de sprijin al echipelor astfel încât să colaboreze mai bine, ceea ce a devenit vital în mediul de astăzi caracterizat de telemuncă. 

În studiul de caz, ClickMeeting oferă informații despre modul în care compania internațională de jocuri G2A și-a folosit produsul pentru gestionarea ședințelor online care au încurajat schimbul de idei, colaborarea eficientă și discuțiile de strategie în rândul echipei. Echipa G2A a asistat la un mare salt al productivității. 

Sesiunile interactive de învățare în grup i-au permis G2A să-și conecteze echipele astfel încât să poată colabora mai bine, inclusiv să partajeze proiecte, documente și conținut, și să solicite sfaturi în timp real sau contribuții de la colegii de echipă. Drept urmare, echipa de conducere a companiei a putut să își automatizeze sarcinile și să alinieze cultura corporativă, asigurându-se că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și facilitând un număr mai mare de realizări. 

3. Sunteți gata să vă extindeți

Mai mult timp petrecut în starea de flux contribuie la extindere, de asemenea – mai ales dacă vreți de mult timp să descoperiți noi metode de reușită. Dacă aveți viziuni și obiective ambițioase pentru următorii câțiva ani pentru afacerea sau agenția dvs. și capacitatea sa de a se extinde (atât pe planul veniturilor, cât și al clientelei), acesta este un semn sigur că ar trebui să apelați la automatizare.

James Dhillon, CEO al Automaters, a declarat pentru Yahoo Finance că „Dacă tot utilizați capitalul uman pentru sarcinile care pot fi automatizate, în cele din urmă veți fi excluși treptat din următoarea generație de proprietari de agenții inteligente.” El crede cu tărie că una dintre cele mai mari greșeli pe care le pot face fondatorii este încercarea de a fi „buni la toate”. Ne împrăștiem dacă încercăm să le facem pe toate. În același timp, un nou val de patroni care utilizează automatizarea capătă amploare și acaparează clienți și testimoniale în cadrul acestui proces. Pentru a vă asigura că jucați după noile reguli, gândiți-vă la a începe să automatizați chiar de astăzi. 

Contrar convingerilor multora, nu trebuie să te zbați întotdeauna și să fii ocupat pentru a fi un antreprenor de succes. Mulți antreprenori de succes au stăpânit pur și simplu arta externalizării și automatizării. Ei știu ce nu trebuie să-și petreacă timpul făcând, ceea ce le face viața mai ușoară și afacerile mai de succes. Încă nu v-ați convins?

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

solicita evaluare gratuita blog

Sursa: entrepreneur.com

Cum să angajezi și să îți menții o echipă diversă

Este vorba de mult mai mult decât simpla căutare a potențialilor angajați.

Atunci când Steve Perlman, Matt Hall și Dan Rubenstein au decis să lanseze firma de recrutare Syfter în 2017, s-au concentrat pe a construi rapid o echipă. Co-fondatorii, toți fiind albi, au apelat la rețeaua lor de cunoștințe pentru a găsi prima serie de angajați. Rezultatul: Patru dintre primii cinci angajați erau bărbați albi. Știau că ceva trebuie să se schimbe. 

„Am luat decizia conștientă de a angaja pentru diversitate”, spune Perlman, dar nu aveam un plan. Nu aveam idee cum să realizăm acest lucru.”A doua rundă de angajări a companiei din New York a inclus o femeie de culoare cu experiență în recrutare, pe care o aduseseră pentru un post de marketing și HR. Au întrebat-o dacă vrea să preia rolul de manager cultural și să îi ajute cu angajările. Ea a fost de acord. Până acum, 10 din cei 24 de angajați Syfter sunt persoane de culoare, iar 11 din 24 sunt femei.

Avantajele unui loc de muncă divers sunt bine documentate: Studiile au relevat că diversitatea este corelată cu performanțe financiare superioare și rate mai ridicate de inovare. Ascensiunea recentă a mișcării Black Lives Matter a determinat multe companii să își examineze propriile neajunsuri în ceea ce privește diversitatea și incluziunea. Inc. a discutat cu mai multe companii cu echipe diverse despre practicile lor de angajare și management, dar și despre sfaturile pe care le pot oferi fondatorilor care încearcă să aibă un loc de muncă omogen.

Pentru Syfter și pentru alte companii, crearea unei forțe de muncă diverse a fost rezultatul unei varietăți de practici. De exemplu, startup-ul îi instruiește pe angajați să intervieveze candidații în mod informal, fără să fie prezentă conducerea, apoi să îi raporteze acesteia și să voteze dacă persoana respectivă va fi angajată. Perlman consideră că prin această abordare se realizează două lucruri: Se asigură că și vocea altora decât a acelor trei fondatori albi de gen masculin se face auzită și li se demonstrează candidaților că firma pune preț pe opiniile angajaților săi.

Un sentiment de apartenență

Platformele de angajare centrate pe persoanele de culoare pot ajuta companiile să caute candidați. Compania de software de management al relațiilor, Affinity, din San Francisco are parteneriate cu astfel de firme, cum ar fi Jopwell. 

Găsirea acelor candidați este doar o parte din ecuație, spune Stephani Martin, vicepreședinte de personal la Affinity, laureată a premiilor Inc. Best Workplaces (Cele mai bune locuri de muncă) în 2020. „De asemenea, trebuie să ai o companie la care oamenii să dorească să se alăture și în care să rămână”, spune ea. „Este vorba de diversitate, dar și de incluziune și apartenență”.

Affinity organizează ședințe lunare în care angajații pot discuta problemele care îi preocupă. Prezența este pe bază de voluntariat, dar este încurajată. La întâlnirile în persoană, înainte de Covid-19, angajații începeau conversațiile folosind un produs numit Thumball, o minge formată din zeci de panouri cu întrebări scrise pe ele care abordează subiecte cum ar fi de câte ori s-au simțit discriminați sau cum au răspuns la glumele derogatorii și incomode. Un angajat aruncă mingea către un coleg iar întrebarea care se nimerește sub degetul său mare este folosită pentru a începe o discuție. 

Conversațiile au devenit o provocare având în vedere că angajații lucrează de la distanță. Recent, Affinity a creat un canal Slack numit „Let’s Talk About It” (în traducere, „Să vorbim despre asta”), în care angajații discută subiecte precum Black Lives Matter și postează materiale pe teme precum anti-rasismul și modul în care angajații albi pot fi aliați ai colaboratorilor de culoare.

Mesajele contează

Angajarea de candidați diverși începe cu ceea ce aduce în lume compania dvs., spune Dolly Singh, responsabilă de inovația în materie de talente și incluziune în cadrul companiei de servicii la fața locului Service Titan, nr. 486 din lista Inc. din 2019 a celor 5000 de companii private cu cel mai rapid ritm de extindere din Statele Unite.  Fișele de post cu termeni precum „programator ninja” sau „rock star”, de exemplu, pot părea amuzante, spune ea, dar pot comunica în mod inconștient dorința de a angaja un bărbat.
„Multe lucruri pot avea consecințe nedorite”, spune Singh. „Mesajele, brandingul și limbajul dvs. sunt foarte relevante atunci când vine vorba despre modul în care oamenii din medii subreprezentate vor percepe compania dvs. din exterior.” Ea recomandă ca femeile și persoanele de culoare din companie să examineze fișele postului. 

Incluziunea este importantă și în timpul procesului de intervievare, motiv pentru care Service Titan necesită ca cel puțin o femeie și o persoană de culoare să participe la comisiile de angajare ori de câte ori este rezonabil. Acest lucru poate constitui o provocare aparte pentru companiile mai mici, recunoaște Singh, subliniind că un startup care caută un inginer software ar putea avea o echipă de programatori de 10 persoane formată doar din bărbați albi. În acest caz, Singh recomandă aducerea de intervievatori din alte departamente – sau chiar și din afara companiei. „Mai ales în cadrul startupurilor”, spune Singh, este esențial să încerci să aduci la un loc cât mai multe perspective.”

O abordare diferită a angajării

Nu vă fie teamă să regândiți modul în care evaluați candidații. Pentru a combate prejudecățile inerente procesului tradițional de angajare, compania ipotecară digitală Better.com a redus importanța CV-urilor sau le-a eliminat în totalitate pentru unele funcții, potrivit lui Arthur Matuszewski, vicepreședinte Better.com în materie de talent. Candidații primesc în schimb teste cognitive care evaluează abilitățile necesare pentru funcția în cauză. Interviurile pentru funcții din vânzări și servicii pentru clienți implică apeluri telefonice simulate. Candidaților li se comunică acest lucru din timp, ceea ce le oferă celor fără experiență într-un anumită funcție – sau celor fără prieteni și membri ai familiei care să fi lucrat pe posturi similare – oportunitatea de a se pregăti.

„Ne ajută să găsim candidații care au talent, dar cărora nimeni altcineva nu le-a oferit ocazia să se afirme”, spune Matuszewski. Better.com, laureat Best Workplaces 2020, cu sediul în New York, a ajuns la numărul de 3.000 de angajați de la fondarea sa în 2014. Peste jumătate dintre aceștia sunt persoane de culoare.

Efortul de a reduce oportunitatea de discriminare continuă și după ce angajații au fost recrutați. Performanța angajaților se măsoară prin măsuri obiective. Practicile Better.com reprezintă o activitate în desfășurare, spune Matuszewski, menționând că este important să ne amintim că diversitatea poate să influențeze și ar trebui să influențeze fiecare aspect al afacerii dvs.

„Diversitatea nu trebuie deconectată de celelalte activități, asemenea unui proiect izolat”, spune el. „Ea trebuie să facă parte integrantă din modul în care vă gestionați afacerea.”

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

solicita evaluare gratuita blog

Sursa: entrepreneur.com