De ce aveți nevoie de mai multă liniște în timpul ședințelor

Majoritatea grupurilor au câteva voci dominante, câțiva oameni care vorbesc puțin și un grup mai mare de oameni tăcuți care nu vorbesc aproape niciodată. În consecință, deciziile luate de aceste echipe în cadrul ședințelor reflectă în general dorințele oamenilor care strigă cel mai tare. Ideile pe care le-ar putea împărtăși oamenii mai tăcuți celorlalți nu ajung niciodată în prim plan.

De ce se întâmplă acest lucru? Din diverse motive. Fie că este vorba de dinamici de putere, de stiluri de personalitate, de moduri diferite de a procesa informațiile, de obiceiuri înrădăcinate, echipele se pot confrunta cu toate aceste aspecte, sau cu o parte din ele, în cadrul unei ședințe.

De aceea, liderii antrenați în ale ședințelor recurg la următoarea tehnică ce poate părea contraintuitivă: liniștea totală.

Puteți utiliza liniștea pentru a depăși următoarele provocări cu care vă puteți confrunta într-o ședință:

• Voci dominatoare și psihologie de grup: liniștea le dă tuturor ocazia de a-și forma propriile idei înainte de a le auzi pe ale celorlalți.
• Neatenție: un moment de liniște îi alertează pe toți participanții că se întâmplă ceva și că trebuie să fie pe fază.
• Reticență: dacă faceți o pauză după ce le adresați o întrebare, oamenii vor ști că așteptați cu adevărat un răspuns.
• Diferențe în viteza de procesare a informațiilor: un moment de liniște le oferă tuturor timp să analizeze noile informații înainte de a reacționa.

Iată trei tehnici bazate pe liniște, la care pot apela echipele în cadrul ședințelor.

Brainstorming în liniște

Echipele se folosesc de brainstorming pentru a genera rapid o serie de noi idei.

În cadrul brainstormingului tradițional, liderul pune o întrebare, iar apoi toată lumea răspunde. În acest mod, grupul este forțat să analizeze o singură idee, favorizând persoanele care se exprimă cel mai zgomotos și gândesc cel mai repede. Fiecare idee este influențată de alte idei care au fost deja împărtășite, ceea ce afectează negativ originalitatea. În fine, numărul de idei create prin această abordare este în mod normal redus; pur și simplu nu este timp suficient pentru ca toată lumea să își formuleze ideile.

Brainstormingul în liniște are ca rezultat mult mai multe idei în mai puțin timp. Iată cum funcționează.

Rugați-i pe toți cei prezenți să își noteze ideile în mod individual, în tăcere, înainte de a le împărtăși cu grupul. Pot folosi bilete, carnețele sau documente electronice; această tehnică funcționează foarte bine atât în cazul teleconferințelor, cât și al ședințelor în persoană. Apoi, trebuie să le cereți tuturor să prezinte câte o idee pe care și-au notat-o și să adunați toate ideile de la toată lumea.

În cadrul unui workshop recent, am experimentat cu o tehnică tradițională de brainstorming iar apoi cu o tehnică de brainstorming în liniște, alocând zece minute pentru fiecare. Brainstormingul tradițional a avut ca rezultat 14 idei. Tehnica silențioasă a produs 87 de idei (și mult mai multă energie) în aceeași perioadă de timp.

Începerea ședinței cu un moment de reflexie

Știința a demonstrat beneficiile momentelor de reflexie de multe ori. Se spune că meditația ajută concentrarea, reducerea stresului, toleranța la durere, învățarea, gestionarea furiei și multe altele.

Nu este de mirare, așadar, că tot mai multe echipe de afaceri au adoptat o formă de contemplare silențioasă în cadrul ședințelor. De la lucrătorii din podgorii până la militarii de elită, numeroase echipe își încep ședințele periodice cu unul sau mai multe minute de reculegere.

Unele echipe utilizează tehnici de meditație dirijată. Altele pur și simplu pun deoparte tehnologia și petrec timp împreună în liniște. În acele minute de tăcere, ele lasă ce lucrau înainte și se concentrează asupra scopului ședinței.

Clopoțelul

În cartea sa, Reinventarea organizațiilor, Frederic Laloux scrie despre o practică pe care echipele Heiligenfeld, un grup de clinici medicale și centre de reabilitare din Germania, o folosesc la începutul ședințelor.

Echipele de la Heiligenfeld știu că adesea ședințele ne scot în evidență dorința de a avea dreptate și de a-i impresiona pe ceilalți. Face parte din natura umană și astfel se explică că și cei mai deschiși lideri pot să reacționeze pe baza fricii sau egoului, nu în serviciul binelui suprem.

De aceea, în fiecare sală de ședințe de la Heiligenfeld există un clopoțel. La începutul ședinței, un membru al echipei se oferă voluntar să sune clopoțelul. Oricând simte că discuția a scăpat de sub control în loc să rămână axată pe obținerea celor mai bune rezultate pentru grup – acea persoană va suna clopoțelul.

Când se aude clopoțelul, toată lumea face liniște până când acesta se oprește. În acest moment de liniște, fiecare persoană reflectă la motivul pentru care a sunat clopoțelul și la modul în care ar trebui să readucă conversația pe drumul cel bun.

Acestea sunt doar câteva exemple. De fiecare dată când incorporați momente de liniște în cadrul unei ședințe, creați un spațiu în care mai mulți oameni să participe într-un mod mai productiv.

Dacă într-o ședință echipa are de a face cu o participare inegală și cu probleme de exprimare a dominanței, trebuie să aveți în vedere extinderea momentelor de liniște. Veți constata că aceste momente pot aduce transformări considerabile.

Great People Inside vă pune la dispoziție instrumente construite special pentru compania dumneavoastră în vederea selecției, angajării și dezvoltării celor mai buni candidați.

Descoperirea talentelor potrivite culturii dumneavoastră organizaționale poate fi o sarcină dificilă. Acest lucru necesită o cunoaștere aprofundată a propriei companii și o înțelegere deosebită a candidatului din punct de vedere al personalității, al intereselor, al stilului de lucru și al multor alte caracteristici și abilități. Tehnologia și instrumentele noastre vă vor ajuta în găsirea angajaților competenți, care se vor dezvolta și vor atinge un nivel ridicat de performanță necesar progresului companiei dumneavoastră.

Solicită un demo gratuit!