Cum să îmbunătățiți comunicarea dintre generații la locul de muncă

Echipele diverse au diverse stiluri de lucru și de comunicare. Ca speaker și trainer ce s-a adresat diverselor generații de peste un deceniu, am experimentat pe propria piele cât de mare este falia dintre echipele multigeneraționale. 

De altfel, 83% dintre din angajații din Generația Z preferă să interacționeze direct cu managerii lor, însă 82% dintre manageri cred că angajații din Generația Z preferă să comunice prin mesageria instantanee. Mai mult, 57% dintre cei din Generația Z vor să primească feedback de câteva ori pe lună, însă doar 50% dintre manageri le oferă feedback atât de frecvent.

Proliferarea tehnologiilor mobile și conectivitatea omniprezentă au creat o abundență a canalelor de comunicare. E-mailul, mesajele SMS, chat, apelurile video și colaborarea socială sunt forme relativ noi de comunicare care nu au existat pentru cea mai mare parte a secolului XX.

Complexitatea comunicării se intensifică atunci când se combină mai multe canale cu o varietate de preferințe de comunicare și cu așteptările fiecărei generații de la locul de muncă. Comunicarea dintre generații constituie o provocare, dar liderii vor să se asigure că fac ce trebuie făcut. Următoarele cinci strategii v-ar putea fi utile.

1. Conștientizați diferențele dintre generații

Un nivel general de conștientizare a modului în care fiecare generație abordează comunicarea este esențial în reducerea distanței dintre generații. Rețineți că trăsăturile generaționale reprezintă doar indicii – nu caracterizări definitive – dar vă pot ajuta să vă conectați și să vă faceți simțită influența.

• Generația Baby Boomers apreciază comunicarea formală și directă, preferând să interacționeze direct, prin telefon și e-mail; pune preț pe informațiile și detaliile de fundal.
• Generația X apreciază comunicarea informală și flexibilă, preferând să se folosească de e-mail, telefon, SMS și Facebook; pune preț pe eticheta profesională.
• Milenialii apreciază comunicarea autentică și rapidă, cu o preferință față de utilizarea mesajelor SMS, chat, e-mail și Instagram; ei pun preț pe eficiență și pe o abordare axată pe mediul digital.
• Generația Z apreciază comunicarea transparentă și vizuală, preferând să interacționeze față în față, prin Snapchat, Youtube, TikTok și FaceTime; pune preț pe mesajele video, controlul vocal și o abordare bazată exclusiv pe telefonul mobil.

În mod surprinzător, peste 70 la sută din Gen Z doresc să comunice față în față la locul de muncă. Ei vor continua să împletească comunicarea directă cu cea prin canalele digitale cu care s-au obișnuit.

Această falie comunicațională este expusă și prin modul în care fiecare generație se folosește de emoji. 83 la sută din utilizatorii de emoji din Generația Z sunt mai dispuși să își exprime emoțiile prin emoji, mai degrabă decât printr-un apel telefonic, în comparație cu Milenialii (71%), Generația X (61%) și Baby Boomeri (53%).

2. Adoptați stilul persoanei cu care comunicați

Utilizați generațiile ca pe niște indicii pentru a adopta preferința de comunicare cea mai utilizată de respectiva generație. De exemplu, Baby Boomerii care vor să interacționeze cu Gen Z nu ar trebui să sune și să lase un mesaj vocal. În schimb, ar trebui să adopte mesageria SMS sau instantanee. În mod similar, cei din Generația Z care vor să comunice cu Baby Boomerii nu ar trebui să utilizeze FaceTime sau să le trimită un mesaj direct pe rețelele de socializare. În schimb, ar fi mai potrivit să realizeze un apel telefonic sau o ședință față în față.

Nu mai este vorba despre cum inițiatorul dorește să transmită mesajul, ci despre cât de mari sunt șansele ca interlocutorul să consume mesajul respectiv. 

Este important și să se găsească o corespondență între canalul adoptat și tipul de informație comunicată. 

• Apelurile telefonice sunt pentru conversații lungi, dificile sau emoționale.
• E-mailul este pentru informații scurte, informative și/sau instructive.
• Chat-ul este pentru anunțuri generale, știri, mesaje informale, colaborare în echipă și socializare.
• Video (Zoom, FaceTime, Teams etc.) este pentru discuții lungi, cu mult feedback, care necesită o bună concentrare și abordarea unor aspecte emoționale, dificile.

3. Răspundeți prin același tip de comunicare

Răspundeți la comunicări utilizând același canal pe care acestea au fost primite. De exemplu, dacă cineva din Generația X primește un mesaj SMS de la un coleg milenial, cel din Generația X nu ar trebui să îl sune pe milenial, ci mai degrabă să îi răspundă tot printr-un mesaj SMS.

Dacă trebuie cu orice preț alternat canalul de comunicare, faceți-vă timp să recapitulați corespondența anterioară pe noul canal de comunicare.

4. Stabiliți-vă așteptări de comunicare 

Dacă o echipă sau un individ nu și-a manifestat clar preferința pentru un anumit tip de comunicare, ceilalți vor trebui să ghicească ce canal de comunicare trebuie să adopte și, de obicei, vor alege din start cel pe care îl preferă ei înșiși.

În schimb, fiți proactiv în informarea celorlalți despre cum se pot conecta cel mai bine cu dumneavoastră. De exemplu, un angajat din Generația Z poate menționa că preferă mesajele SMS în locul apelurilor telefonice în semnătura din e-mail sau profilul de Slack, iar un Baby Boomer poate menționa că preferă e-mailul mesajelor vocale, chiar în cadrul mesajului vocal de întâmpinare.

5. Creați un acord de comunicare în echipă

Scopul stabilirii unui acord de comunicare este de a crea recomandări oficiale care scot în evidență regulile modului în care o echipă ar trebui să comunice.

Exprimarea clară a mijloacelor prin care se va realiza comunicarea este esențială în mediile ultratehnologizate și digitale din ziua de azi. Un acord de comunicare ajută la stabilirea așteptărilor, implicarea echipei, stabilirea limitelor, protejarea muncii esențiale și facilitarea comunicării.

Adresați-i echipei dvs. multi-generaționale următoarele întrebări, pentru a ajunge la un consens.

• Ce provocări în ceea ce privește comunicarea există în prezent în rândul echipei?
  • De exemplu: Prea multe informații sensibile sunt trimise prin e-mail în loc de chat.
• Care este canalul de comunicare al echipei utilizat cu preponderență? Este canalul cel mai eficient?
  • De exemplu: E-mailul este cel mai utilizat, dar ar fi binevenită o reducere a numărului de e-mailuri.
• Există comunicări ce ar trebui prioritizate?
  • De exemplu: Comunicarea din partea actualilor sau potențialilor clienți ar trebui prioritizată.
• Ce tipuri de comunicare nu sunt negociabile?
  • De exemplu: Ședințele video lunare nu sunt negociabile pentru a menține conexiunile echipei.
• Care sunt așteptările (spuse și nespuse) privind timpul de răspuns la un e-mail, telefon, SMS, chat etc.? Aceste așteptări sunt necesare sau adecvate succesului?
  • De exemplu: Timpul de răspuns la un e-mail este de 24 până la 48 de ore. Dacă este necesar să se comunice mai rapid, utilizați mesajele SMS sau chat întrucât timpul de răspuns așteptat este de 15 până la 30 de minute.
• Cum trebuie gestionate intervalele în care persoanele nu pot fi deranjate, cum ar fi concediile, serile, lucrul intens etc.?
  • De exemplu: În zilele de lucru, angajații nu se așteaptă să răspundă după ora 18.
• Programele de lucru trebuie sincronizate pentru a permite o mai strânsă colaborare? Dacă da, care sunt recomandările?
  • De exemplu: În fiecare zi de marți, se așteaptă ca toți membrii echipei să lucreze online între orele 15 și 16.
• Ce canal de comunicare trebuie utilizat pentru „urgențe stricte”?
  • De exemplu: Telefoanele neanunțate sunt destinate exclusiv urgențelor și trebuie tratate cu prioritate de către toți membrii echipei.
• Cum trebuie desfășurate ședințele pentru a maximiza participarea și eficiența?
  • De exemplu: Ședințe mai frecvente dar mai scurte (de până la 15 minute) derulate prin rotație de membrii echipei.
• Ce alte acțiuni sunt necesare pentru a îmbunătăți eficiența și calitatea comunicării?
  • De exemplu: Mesajele „out of office” sunt necesare pentru zilele libere sau momentele de muncă neîntreruptă.

Luați în considerare crearea unui acord separat pentru comunicarea externă cu clienții și comercianții. După ce ați clarificat cum veți comunica, veți putea să vă conduceți eficient angajații – indiferent de generația din care fac parte aceștia. 

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

Sursa: forbes.com