Photo by DCStudio on Freepik

Timp de mai bine de cinci decenii, gigantul de asigurări Allstate, în vârstă de 92 de ani, a avut un sediu central de 2 milioane de metri pătrați în suburbia Chicago, care până în 2020 găzduia aproximativ 5.200 de persoane pe aproximativ 280 de acri. Dar anul trecut, compania a vândut campusul din Northbrook, Illinois. Cu 83% dintre angajații săi acum la distanță, complexul era un oraș fantomă în zilele obișnuite ale săptămânii.

În schimb, Allstate și-a redus cu aproximativ 50% numărul de proprietăți imobiliare la nivel global și a modernizat spații mai mici pe care le numește „poduri” mai degrabă decât „birouri”. Cuvântul „”birou” există de sute de ani și are o conotație foarte distinctă”, spune Bob Toohey, directorul de resurse umane al Allstate. „Făceai naveta, îți făceai treaba, te ridicai, plecai, erai văzut. Asta nu mai este așa”.

Dacă un sediu corporativ mare, la o afacere de linie veche precum Allstate, nu mai este un loc în care să te faci remarcat și să-ți faci treaba, care este, oricum, adevăratul rol al biroului astăzi?

Este o întrebare care îi nedumerește pe directori, îi frustrează pe lucrători și le dă bătăi de cap celor de la Resurse Umane. „Când întreb directorii generali și directorii executivi „care este scopul biroului dumneavoastră?”, mă lovesc de opt ori din zece priviri goale”, spune Kelly Colón, consultant în domeniul locurilor de muncă din Boston și fost consilier al producătorului de mobilier de birou Allsteel.

Timp de decenii – secole, poate – nimeni nu a trebuit să întrebe despre scopul biroului. Înaintea laptopurilor, a telefoanelor mobile și a internetului, acesta era locul în care oamenii își desfășurau activitatea în aceeași încăpere, în care managerii își supravegheau oamenii și în care companiile își puteau pune numele pe o clădire care le evidenția marca, le consolida cultura și le prezenta statutul.

De-a lungul timpului, a devenit, de asemenea, un loc care a alimentat orgoliile directorilor și i-a convins pe unii dintre ei că managementul înseamnă puțin mai mult decât „a hoinări”. „Din punct de vedere neurologic – comportamental, ca societate – îi antrenăm pe directorii executivi și pe liderii de organizații să alerge, să ajungă la acest nivel superior al organizației lor”, spune Colón. „Locul de muncă a devenit o coroană reprezentativă și proverbială prin care ei își asimilau succesul.”

Pandemia a schimbat acest lucru, decuplarea managementului de timpul petrecut față în față și accelerarea dezlegării profesioniștilor de la birou de către tehnologie. Înainte de 2020, echipele deveniseră deja mai distribuite, dar Covid a pus tendința pe steroizi. Microsoft, de exemplu, a raportat recent că, înainte de pandemie, 61% dintre echipele sale se aflau în aceeași locație fizică; astăzi, acest număr este de doar 27%.

În prezent, multe locuri de muncă „white collar” se află într-un „purgatoriu hibrid”, împărțite între nostalgia managerială și opiniile directorilor executivi cu privire la dezavantajele muncii la distanță și nevoia reală a lucrătorilor de a evita deplasările paralizante, în timp ce își îndeplinesc numeroasele angajamente de viață. Între timp, o mulțime de angajați doresc sau chiar au nevoie de un loc de lucru care să nu fie apartamentul lor înghesuit, iar mulți sunt de acord că prezența fizică alături de colegi ajută la construirea de relații, facilitează colaborarea și accelerează anumite activități. Problema: nu există un consens suficient între lucrători și manageri cu privire la cât de des – sau unde – ar trebui să aibă loc acest timp petrecut împreună.

Companiile nu sunt surde. Știu că vor avea dificultăți în a atrage oamenii înapoi la cabine de tip vechi. Multe dintre ele regândesc modul de funcționare a birourilor, făcând mai mult loc pentru întâlniri și socializare. Adaugă cabine sau camere private pentru convorbiri Zoom, reduc suprafața și închiriază proprietăți imobiliare la cerere. Unii chiar resping cu totul conceptul de „sediu”. „Un sediu central obișnuia să fie centrul puterii”, a declarat directorul general al Allstate, Tom Wilson, la Festivalul de idei Aspen din acest an. „Veneai acolo pentru a te face remarcat și a fi văzut de oameni și a avansa. Noi nu mai avem așa ceva”.

Accenture, care nu are mandate la nivelul întregii companii pentru timpul petrecut la birou, numește noile sale birouri din New York mai degrabă un „centru de inovare” decât un birou. Acesta dispune de spații flexibile ample pentru ca clienții și consultanții să lucreze împreună la proiecte, o configurație care a devenit un model pentru alte locații. „Aproape toate birourile noastre, pe măsură ce le renovăm sau le dezvoltăm, sunt construite ca spații de colaborare”, spune Stuart Henderson, care conduce activitatea Accenture din nord-estul SUA.

Retorica aproape religioasă despre „întoarcerea la birou” și „munca la distanță” ascunde un fapt simplu: o mare parte din această situație se reduce la bunul simț. Nu toate întreprinderile sunt la fel. Ceea ce funcționează pentru o firmă de avocatură consacrată poate să nu aibă sens pentru o companie de jucării nou înființată. Firmele de consultanță au zeci de ani de experiență în lucrul de la distanță la sediile clienților. Companiile de asigurări au de mult timp armate de angajați pe teren. Un start-up biotehnologic ar putea avea nevoie de un laborator fizic. O companie de software, de obicei, nu are nevoie.

La începutul pandemiei, Atlassian, care produce software pentru a-i ajuta pe oameni să colaboreze cu colegii, a decis să se angajeze să facă birourile opționale, constatând în sondajele angajaților că aceștia se simt în continuare conectați atât timp cât sunt adunați în mod intenționat pentru a lucra în echipă la câteva luni. „Le-am spus angajaților noștri – mâna pe inimă, semnătura în sânge – că nu va trebui să vă întoarceți la un birou”, spune co-fondatorul și co-CEO Scott Farquhar.

Compania a creat un sistem de măsurare a „costului pe vizită”, împărțind costul de funcționare a fiecărui birou – chirii, infrastructură, menținerea luminilor aprinse – la numărul de vizite pe care oamenii le fac în fiecare trimestru. În cazul în care acest indicator era de peste trei ori mai mare după pandemie decât înainte, spune Annie Dean, șefa „team anywhere” de la Atlassian, „ne-am dat seama că acest birou trebuie să luăm în considerare reducerea dimensiunii sau a amprentei sale, astfel încât să putem reinvesti în noile comunități care apar”.

În luna mai, Atlassian și-a închis biroul din Boston după ce indicatorul a devenit prea mare. În februarie, va deschide un spațiu în Seattle, unde populația companiei a crescut. „Munca este o vocație, nu o locație”, spune Farquhar.

Alți lideri din domeniul tehnologiei, bineînțeles, nu văd lucrurile așa. Pe măsură ce companii precum Meta și Amazon au emis mandate mai stricte, mulți urmăresc să vadă impactul asupra ocupării birourilor. Până în prezent, mandatele nu au o influență mai mare. Pentru săptămâna încheiată la 11 octombrie, datele de la Kastle Systems, care urmărește trecerea ecusoanelor în clădirile de birouri, au arătat că gradul mediu de ocupare în 10 orașe mari a fost încă de doar aproximativ 50% din nivelurile anterioare pandemiei. Această cifră este doar puțin mai mare decât în săptămânile care au precedat Ziua Muncii, când a oscilat în jurul a 47%. „Din ce în ce mai multe întreprinderi simt că performanța lor este afectată de faptul că oamenii nu sunt împreună”, spune președintele Kastle, Mark Ein.

Oamenii tind să uite că o mulțime de oameni nu foloseau întotdeauna biroul în mod regulat, chiar și înainte de Covid. „Este important să ne amintim că, înainte de pandemie, utilizarea tipică a birourilor nu era niciodată mai mare de 60-65%”, spune Despina Katsikakis, șefa globală a consultanței privind locurile de muncă totale a firmei imobiliare comerciale Cushman & Wakefield. (Ratele de utilizare urmăresc procentul de timp în care spațiul de birouri este utilizat pe parcursul unei zile de lucru obișnuite). Firma prezice un exces uimitor de 330 de milioane de metri pătrați de spații vacante până la sfârșitul acestui deceniu din cauza impactului muncii hibride, o rată de neocupare cu 55% mai mare decât înainte de pandemie.

Pe scurt, spațiile de birouri închiriate de către angajatori sunt din ce în ce mai mici, chiar în momentul în care mandatele de „întoarcere la birou” devin mai stricte. Când vine vorba de lupta pentru munca la distanță în cadrul conducerii, spune Brian Elliott, care consiliază echipele executive în materie de muncă flexibilă, „directorul financiar, cred că de cele mai multe ori, câștigă”, spune el, datorită economiilor de costuri. „Pe măsură ce expiră contractele de închiriere, [ei] reduc practic cantitatea de spațiu – până la punctul în care acel mandat de patru zile pe săptămână poate să nu fie fizic posibil.”

Datele Cushman & Wakefield arată, de asemenea, că „ocupanții” – ceea ce tipologii din domeniul imobiliar comercial numesc adesea angajatori – dublează spațiile de adunare din birouri, cu 40 până la 50% din suprafața medie a birourilor rezervate pentru spații comune, față de 20 până la 30% în 2019.

Cisco a făcut schimbări și mai drastice, înlocuind sau renovând imobilele vechi din Atlanta și New York cu noi „Centre de colaborare și talente” de înaltă tehnologie care prezintă produsele sale pentru birourile hibride. Înainte de pandemie, aproximativ 70% din spațiul său din New York era destinat muncii individuale și 30% era comun. Acum, acest raport birouri/spații de întâlnire a fost inversat.

Apoi, există Dropbox, care se autointitulează „virtual first” și subînchiriază aproape 400.000 de metri pătrați – majoritatea spațiului său din San Francisco de dinainte de pandemie. Dar păstrează o parte din spațiu ca unul dintre cele trei „studiouri” reproiectate – celelalte sunt în Dublin și Seattle – unde oamenii sunt încurajați să se reunească în persoană trimestrial. Aceste „studiouri” au fost reproiectate pentru a include mai multe spații deschise, săli de clasă, zone de cafenea și săli de ședință care pot fi adaptate la diferite dimensiuni – dar puține posturi de lucru individuale. „Avem o mână de birouri, dar sunt foarte puține”, spune Allison Vendt, șefa globală a companiei Virtual First.

Dacă toată discuția despre „conexiune” și „colaborare” sună puțin cam vag și repetitiv – fără îndoială că ați auzit platitudinea „momente care contează” ca directivă pentru timpul petrecut la birou – așa este. Toba de anunțuri despre spațiile de birouri post-pandemice, spune Phil Kirschner, care consiliază directori pe probleme imobiliare și de loc de muncă la McKinsey & Co. sunt atât de asemănătoare încât, dacă scoți numele sau locația companiei, „practic nu le poți deosebi”.

În același timp, colaborarea și timpul pentru conectare nu trebuie să se întâmple întotdeauna în biroul unei companii. Retragerile în afara sediului sunt în plină expansiune, cererea de spații flexibile este în creștere, iar platformele pentru alternative la birouri se înmulțesc. Antreprenorii devin creativi. Startup-ul Radious, cu sediul în Portland, Ore.- de exemplu, acționează ca un Airbnb pentru birouri, proprietarii închiriind casele lor în timpul zilei pentru lucrătorii profesioniști. Având în vedere că naveta reprezintă o barieră importantă pentru mulți angajați, „nu cred că proximitatea primește suficientă atenție în conversația despre viitorul muncii”, spune cofondatoarea Amina Moreau. „Ceea ce suntem în măsură să le spunem angajatorilor este că avem spații chiar în cartierele angajaților dvs.”.

În cele din urmă, regândirea locului în care sunt amplasate birourile, a modului în care sunt proiectate sau a frecvenței cu care sunt folosite nu înseamnă că nu sunt deloc necesare. Chiar dacă Atlassian nu are niciun mandat de prezență, 26% dintre angajații care locuiesc la mai puțin de două ore de un birou vin cel puțin o dată pe săptămână, spune compania, iar 72% vizitează de una până la patru ori pe lună. În ultimul an, 70% dintre angajați, indiferent de locul de reședință, au vizitat un birou cel puțin o dată în fiecare trimestru.

Farquhar, care spune că ajunge la birou doar o dată pe trimestru, este în continuare un mare susținător al reunirii oamenilor, în special pentru întâlniri intenționate. „Noi credem că legăturile sociale se construiesc în persoană”, spune Farquhar. „Doar că nu se întâmplă cel mai bine stând lângă cineva într-un birou în fiecare zi”.

Pentru Dean, șeful Atlassian „team anywhere”, birourile au două scopuri principale: Să creeze legături între angajați și „să le permită oamenilor să facă lucruri într-un mediu nou”, în special lucrătorilor care nu au birouri la domiciliu. „Birourile sunt opționale pentru noi. Dar asta nu înseamnă că nu contează”.

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

Sursa: forbes.com