Una dintre cele mai importante sarcini ale directorului general este alocarea eficientă a resurselor: direcționarea resurselor limitate ale organizației către rezultate de cea mai mare valoare. Având în vedere perspectivele economice actuale, a face mai mult cu mai puțin este un subiect care se află în atenția multor lideri. Ca în cazul majorității lucrurilor, există de obicei un compromis. De exemplu, mai puține cheltuieli de marketing echivalează cu mai puține venituri, mai puțin personal de asistență duce la niveluri de servicii mai slabe și așa mai departe.

Dar dacă nu ar trebui să fie așa?

Aici se află puterea implicării angajaților ca motor cheie al unei productivități mai mari. În timp ce multe organizații vorbesc despre și se concentrează asupra angajamentului, cred că acesta este și mai critic în vremuri economice dificile.

Potrivit raportului Gallup „State of the Global Workplace: 2022 Report”, angajații implicați sunt mai productivi, oferă servicii mai bune clienților și contribuie la inovare. În schimb, angajații demotivați pot avea costuri suplimentare semnificative. De fapt, Gallup estimează că un nivel scăzut de implicare costă economia globală 7,8 trilioane de dolari în pierderi de productivitate, ceea ce echivalează cu 11% din PIB-ul global.

O modalitate eficientă și adesea neglijată de a crește angajamentul este organizarea unor ședințe mai bune care să fie conduse de către membrii echipei. Cercetările susțin ceea ce mulți dintre noi credeau: ședințele sunt o pierdere de timp. Un studiu realizat de un profesor de la Universitatea din Carolina de Nord din Charlotte a constatat că angajații probabil nu au nevoie să participe la aproape o treime din ședințele la care participă – ceea ce duce la o pierdere de timp de productivitate estimată la 101 milioane de dolari pe an în marile companii.

Prea puțini angajați sunt învățați tehnicile de desfășurare a unor ședințe mai bune. Cu toate acestea, atunci când managerii le oferă subalternilor lor direcți posibilitatea de a conduce ședința, acest lucru sporește angajamentul. Acesta transmite mesajul că fiecare angajat joacă un rol crucial în direcția echipei. Acest lucru favorizează o cultură a implicării, în care fiecare persoană contribuie la succesul general al grupului.

Pe lângă faptul că promovează angajamentul, o abordare a ședințelor condusă de către personal este foarte practică și eficientă. Atunci când toată lumea împarte responsabilitatea de a conduce, aceasta ușurează povara managerului, având în același timp un impact semnificativ.

Deși este nevoie de o investiție inițială în proces și formare pentru a pune în aplicare un ciclu eficient de planificare al ședințelor și de formare a personalului cu privire la modul de desfășurare al acestora, este o investiție care poate fi rapid amortizată.

Dacă doriți să obțineți beneficii similare în organizația dvs., iată 4 pași cheie de urmat:

1. Pregătiți sesiunea

O sesiune de planificare eficientă la începutul trimestrului creează o bază solidă pe care se vor construi întâlnirile ulterioare. Asociați-vă cu un membru senior al echipei dvs. pentru a proiecta structura și permiteți-i să conducă ședința. Acest membru al echipei ar trebui să solicite feedback și contribuții de la fiecare persoană din echipă, astfel încât fiecare să aibă un rol în ziua ședinței.

2. Creați focalizare și prioritizare

Folosiți ședința pentru a stabili 3 până la 5 obiective și rezultate cheie (KPIs) pentru următoarele 12 săptămâni. Obiectivele descriu munca care trebuie făcută, iar rezultatele cheie descriu cum arată succesul. Dacă KPI-urile echipei se aliniază cu planul general de afaceri al organizației, ar trebui să fie clar pentru membrii echipei de ce munca lor contează și la ce contribuie, ceea ce îi poate ajuta să se motiveze pentru a-și executa sarcinile.

3. Împărțiți munca în sprinturi

În cadrul întâlnirii trimestriale, defalcați munca implicată pentru fiecare obiectiv în intervale de două săptămâni. Fiecare pachet bisăptămânal ar trebui să includă detalii precum tacticile, datele de lansare, interdependențele, riscurile și criteriile de finalizare.

La sfârșitul fiecărui sprint de două săptămâni, membrii echipei ar trebui să fie în măsură să raporteze dacă și-au îndeplinit sarcinile sau dacă trebuie făcute ajustări la planul trimestrial. În acest fel, membrii echipei sunt responsabili de raportarea progreselor lor și de asumarea responsabilității, creând în același timp transparență pentru lider și pentru colegii lor.

4. Revizuiți și adaptați-vă

Ciclul bisăptămânal include atât ședințe de planificare, cât și de revizuire. Întâlnirile de planificare le permit membrilor echipei să facă brainstorming, să rezolve probleme și să se sprijine reciproc în timp ce se “aruncă” în detaliile activității viitoare. Întâlnirile de revizuire, pe de altă parte, le permit membrilor echipei să reflecteze asupra a ceea ce a mers conform planului, a ceea ce nu a mers și a ceea ce trebuie dus mai departe în următorul sprint.

Aceste întâlniri oferă, de asemenea, ocazia de a aborda orice blocaje sau riscuri identificate și de a învăța din experiențele anterioare.

Împuternicirea membrilor echipei de a pregăti și modera ședințele de planificare poate fi o modalitate simplă și eficientă de a îmbunătăți angajamentul, de a promova o cultură a responsabilității și de a îmbunătăți eficiența. Prin intermediul unor întâlniri trimestriale eficiente, prin stabilirea obiectivelor și a rezultatelor cheie, prin împărțirea muncii în intervale gestionabile și prin organizarea unor întâlniri bisăptămânale consistente, puteți crea o responsabilitate și o transparență de 360 de grade. Membrii echipei pot rămâne aliniați în ceea ce privește scopurile și obiectivele și pot aborda rapid orice probleme sau provocări care apar.

Totuși, pentru a vă ajuta echipa să devină mai autonomă nu înseamnă să nu vă implicați. Va fi nevoie în continuare de implicare din partea dvs., dar efortul dvs. se poate concentra mai mult pe coaching decât pe dirijare. Puteți lua în considerare, de asemenea, sprijinul unui coach extern la început. În caz contrar, riscați întâlniri prost conduse, ceea ce poate scădea productivitatea și moralul. În timp, membrii mai vechi ai echipei pot ajuta cu coaching-ul și îndrumarea, ceea ce probabil vă va ușura volumul de muncă pe termen lung.

Dacă rămâneți consecvent în ceea ce privește perfecționarea și îndrumarea echipei dvs., ar trebui să vedeți treptat randamente puternice ale investiției inițiale în proces și formare. Pe măsură ce angajații își dezvoltă mai mult sentimentul de proprietate asupra activităților zilnice de gestionare a unei afaceri, vor deveni mai implicați. Iar angajații implicați se simt mai împuterniciți să ofere rezultate mai bune pentru clienți decât ceilalți angajați – în condiții economice bune și rele, indiferent de industrie, dimensiunea organizației sau geografie.

Platforma Great People Inside le oferă, și pe timp de criză, organizațiilor posibilitatea de a gestiona și de a-și structura operațiunile de HR în procese precum managementul schimbării, managementul carierei precum și dezvoltarea liderilor într-un mediu VUCA. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, managementul timpului precum și planurile de dezvoltare ale angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, online și într-un timp scurt.

Contactați-ne pentru a afla cum vă putem ajuta!

Sursa: forbes.com