Dacă simțiți că întâlnirile de la birou sunt o pierdere de vreme, sunteți îndreptățiți să credeți asta. Un studiu recent a descoperit faptul că 50% din timpul petrecut într-un meeting este folosit într-un mod neproductiv, iar 25% din acest timp este pierdut pe aspecte irelevante. Așa cum antreprenorii își construiesc afacerile bazate pe nevoile clienților, așa trebuie să procedăm și când vine vorba de întâlnirile de la birou. Un meeting de succes este gândit în așa fel încât să beneficieze toți partipanții acestuia. În pașii ce vor urma, veți putea vedea cum o astfel de întâlnire poate fi pregatită.

1. Stabiliți scopul întâlnirii

De fiecare dată când reușim să ne atingem un obiectiv, creierul nostru eliberează dopamină și astfel beneficiem acea stare de recompensă/mulțumire. Când se întâmplă acest lucru simțim mulțumire și suntem mai motivați. Iar de fiecare dată când avem această stare, suntem dornici să o retrăim, astfel crescându-ne nivelul de concentrare și motivare. Înaintea fiecărei întâlniri stabiliți-vă câteva puncte cheie pe care doriți să le discutați și să le rezolvați, împărtășiți-le și cu participanții de la întâlnire astfel încât contribuția acestora să fie cea dorită. Pe parcursul întâlnirii, cum fiecare punct este discutat și rezolvat, oamenii se vor simți mai motivați și vor fi concentrați pe rezolvarea următoarei chestiuni.

2. Împărțiți întâlnirea în secțiuni

Pentru a procesa noile informații ce i se aduc, corpul nostru necesită o cantitate considerabilă de glucoză, oxigen și un flux sanguin bun. Astfel, dacă stăm prea mult într-o întâlnire, vom resimți oboseală fizică ca efect al recepționării a prea multor informații. Pentru a preveni aceste stări de oboseală, este recomandat să vă împărțiți întâlnirea în secțiuni mai mici, de maximum 18 minute. La finalul fiecărei secțiuni, rugați oamenii să reflecteze asupra celor discutate și să pună întrebări. La fiecare 2-3 secțiuni, faceți o pauză și părăsiți sala în care are loc meeting-ul.

3. Fiți activi fizic

Un număr însemnat de studii au arătat cum exercițiile fizice sporesc puterea creierului nostru. Atunci când învățăm și procesăm informații noi, neuronii noștri fac o mulțime de conexiuni. În momentul în care începem o activitate fizică, stimulăm și creierul, astfel încurajându-l să capteze și să proceseze informația mai repede. Nu este posibil să avem întâlniri în timp ce alergați, dar puteți încerca să incorporați/introduceți puțină mișcare în cadrul întâlnirilor. Fie că vorbim despre o pauză scurtă în care lumea face câteva exerciții de stretching fie de activități interactive în care participanții trebuie să se ridice de pe scaun și să socializeze unii cu ceilalți, orice activitate fizică este benefică.

4. Programați-vă întâlnirile în partea a doua a zilei

Cel mai productiv timp al nostru este reprezentat de primele 2 ore ale dimineții. Acesta este momentul în care majoritatea persoanelor își dedică timpul pe sarcinile pe care și le doresc îndeplinite neapărat. În timpul întâlnirilor ce se desfășoară dimineața, oamenii sunt prea distrași de sarcinile pe care le au de rezolvat și nu pot acorda o atenție deosebită meeting-ului.

Poate să pară contrar așteptărilor, dar este recomandat să evitați programarea întâlnirilor pe parcursul dimineții, în cazul în care acest lucru este posibil. Acordați-le oamenilor timpul necesar să se ocupe de sarcinile lor mai presante pentru ca atunci când participă la întâlnire să aibă mintea limpede și să se poată concentra asupra informațiilor noi ce le sunt prezentate. Din nefericire, meeting-urile au deja o reputație proastă printre angajați. Pentru a vă asigura un public cât mai receptiv, planificați-vă întâlnirile astfel încât acestea sunt cât mai ușor de procesat de către creier.

Great People Inside vă pune la dispoziție instrumente construite special pentru compania dumneavoastră în vederea selecției, angajării și dezvoltării celor mai buni candidați.

Descoperirea talentelor potrivite culturii dumneavoastră organizaționale poate fi o sarcină dificilă. Acest lucru necesită o cunoaștere aprofundată a propriei companii și o înțelegere deosebită a candidatului din punct de vedere al personalității, al intereselor, al stilului de lucru și al multor alte caracteristici și abilități. Tehnologia și instrumentele noastre vă vor ajuta în găsirea angajaților competenți, care se vor dezvolta și vor atinge un nivel ridicat de performanță necesar progresului companiei dumneavoastră.

Solicită un demo gratuit!

Sursa: https://www.inc.com