2020 es el año en que el trabajo se hizo remoto. En cuestión de días, toda la fuerza laboral fue enviada a casa y a los empleados se les dijo que se establecieran allí. A los empleados que no tenían experiencia previa trabajando desde casa se les pidió que navegaran por plataformas de comunicación digital, herramientas de reunión en línea y una avalancha de correo electrónico.
Cuando se combina el desafío inherente de comunicarse de forma remota con tiempos inciertos y turbulentos, crear un equipo remoto coherente y exitoso puede parecer una batalla cuesta arriba.
Mantener relaciones sólidas y productivas con clientes y compañeros de trabajo puede ser un desafío cuando nunca ves a la persona con la que estás trabajando. Sin embargo, es común tener relaciones laborales continuas, a veces duraderas, con personas que nunca has conocido en persona.
A menudo pensamos en «trabajo virtual» como trabajar con alguien ubicado fuera de una oficina, o en otra ciudad o país. Este tipo de trabajo está en aumento: un informe de Gallup de 2017 encontró que el 43% de los empleados estadounidenses trabajan de forma remota; en otra encuesta, el 48% de los encuestados informó que la mayoría de su trabajo en equipo virtual involucraba a miembros de otras culturas.
Sin embargo, el trabajo virtual también incluye cómo recurrimos a la tecnología para hacer negocios con colegas cercanos, a veces dentro del mismo edificio o campus. En una gran empresa de productos de consumo en la que hemos estado realizando investigaciones, una directora de recursos humanos relató los cambios que presenció en los empleados ubicados en dos edificios a pocos kilómetros de distancia. “Hace diez años, íbamos regularmente entre edificios para encontrarnos, pero hoy, casi nunca lo hacemos; las reuniones se realizan por videoconferencia y todo lo demás se maneja por correo electrónico y mensajería instantánea».
La investigación indica consistentemente que las habilidades de trabajo virtual, como la capacidad de gestionar de manera proactiva las interacciones basadas en los medios de comunicación, establecer normas de comunicación, establecer una relación social con los colegas y demostrar la cooperación, mejoran la confianza dentro de los equipos y aumentan el rendimiento. Nuestras encuestas indican que solo alrededor del 30% de las empresas capacitan a los empleados en habilidades de trabajo virtual, pero cuando lo hacen, es más probable que la capacitación se centre en las habilidades de software y las políticas de la empresa que en las habilidades sociales e interpersonales. Nuestros hallazgos son similares a los de una encuesta realizada en 2006 a los líderes de recursos humanos sobre la capacitación de equipos virtuales, lo que sugiere que, si bien la tecnología y el trabajo virtual en sí han avanzado dramáticamente en los últimos años, nuestra preparación para trabajar prácticamente no.
Las revisiones recientes de los últimos 30 años de investigación de trabajo virtual muestran que los trabajadores más efectivos participan en un conjunto de estrategias y comportamientos que llamamos «inteligencia virtual». Algunas personas tienden a ser naturalmente más hábiles para trabajar virtualmente que otras. Sin embargo, todos pueden aumentar su inteligencia virtual. Dos conjuntos de habilidades específicas que contribuyen a la inteligencia virtual son: 1) establecer «reglas de compromiso» para las interacciones virtuales y 2) construir y mantener la confianza. Estos conjuntos de habilidades son relevantes para todas las personas que realizan trabajo virtual, incluidos los compañeros de trabajo en la misma oficina que interactúan virtualmente.
La comunicación es clave
Mientras los empleados luchan por encontrar su lugar en un nuevo equipo virtual, ¿cómo podemos garantizar que la distancia forzada, o en algunos casos deseada, no conduzca a una cultura de silencio y silos? ¿Cómo puedes poner a tu gente primero y asegurarte de que la distancia no se interponga entre las relaciones y los resultados?
Tecnología de la comunicación. Una vez que sepa que trabajará virtualmente con alguien de manera regular, inicie una breve conversación sobre su tecnología disponible y acuerde los mejores medios de comunicación (por ejemplo, “Enviar correos electrónicos para asuntos simples y no urgentes, pero conectarse a Skype cuando haya algo complejo que pueda requerir que se compartan pantallas. Enviar mensajes de texto está bien si necesitamos comunicarnos con urgencia, pero no se debe usar día a día «.
Los mejores momentos para conectarse. Puede preguntarle a su compañero de trabajo virtual: “¿Qué horas del día suelen ser mejores para llamar o enviar mensajes de texto? ¿Hay días particulares de la semana (o mes) que debería evitar? Establecer esta regla al principio de una relación de trabajo virtual establece el respeto por el tiempo del otro y ahorra tiempo al evitar intentos de contacto infructuosos.
La mejor manera de compartir información. Si está colaborando en documentos u otros archivos electrónicos establezca un proceso para asegurarse de no eliminar actualizaciones o crear versiones conflictivas sin darse cuenta. Los servicios de intercambio de archivos, como Dropbox, pueden ayudar a monitorear las revisiones de documentos de propiedad conjunta (a menudo llamado «control de versiones»), pero aún es aconsejable establecer un protocolo simple para evitar el trabajo perdido o duplicado.
Como el uso de la tecnología para todo tipo de comunicación se ha vuelto omnipresente, la necesidad de habilidades de trabajo virtual ya no se limita a los teletrabajadores y los equipos globales; ahora se extiende a aquellos de nosotros cuyo trabajo nunca nos saca de la oficina. Hacer un esfuerzo concertado para desarrollar estas habilidades mediante el establecimiento de reglas de compromiso y el establecimiento temprano de la confianza puede ser incómodo, especialmente para las personas nuevas en la idea del trabajo virtual. La mayoría de nosotros estamos acostumbrados a dejar que esta dinámica evolucione naturalmente en las relaciones cara a cara, con poca o ninguna discusión. Sin embargo, los trabajadores con mayor inteligencia virtual saben que es poco probable que estas habilidades se desarrollen sin una atención explícita, y que realizar una inversión a corto plazo para desarrollar la relación virtual generará beneficios a largo plazo.
Construyendo y manteniendo la confianza
Dos tipos de confianza son importantes en el trabajo virtual: confianza relacional (confianza de que su colega está buscando sus mejores intereses) y confianza basada en la competencia (confianza de que su colega es capaz y confiable).
Para generar confianza relacional debe incorporar un elemento social a la relación de trabajo virtual. Algunas personas hacen esto iniciando conversaciones con preguntas no relacionadas con el trabajo, como «¿Cómo van las cosas donde estás?» o «¿Cómo estuvo tu fin de semana?» Evite hacer preguntas demasiado personales y no abrume a su colega con amplios detalles de su vida. Manténgalo simple y sincero y la conversación se desarrollará naturalmente con el tiempo. Deje que su entusiasmo y personalidad se muestren en sus comunicaciones virtuales. Sea profesional, pero intente agregar un poco de su propia «voz» para darle a su colega virtual una idea de quién es usted, tal como lo harían en una reunión cara a cara.
La confianza basada en la competencia también es muy importante y para crear una relación de este tipo compartiendo sus antecedentes y experiencias relevantes, indicando cómo estos lo ayudarán a apoyar el proyecto actual. Por ejemplo, en un nuevo proyecto de desarrollo de productos podría decir: «Realmente estoy deseando contribuir al análisis de mercado, ya que se centra en un mercado que investigué el año pasado en otro proyecto». Tome la iniciativa para completar las tareas siempre que sea posible y comunique que lo está haciendo con correos electrónicos de actualización periódica. Hacer esto muestra compromiso con la tarea compartida. Responda al correo electrónico de manera rápida y adecuada.
Muchas relaciones de trabajo virtuales fallan debido a una comunicación de correo electrónico inconsistente. El silencio funciona rápidamente para destruir la confianza en un colega virtual. Recomendamos responder a correos electrónicos no urgentes dentro de un día hábil (antes si es urgente). Si necesita más tiempo envíe un reconocimiento rápido del correo electrónico, informando a su colega cuándo responderá.
Dada nuestra situación actual es importante saber que sus colegas o empleados son los más adecuados para este nuevo escenario en el que nos encontramos. Encontrar el talento adecuado, la mejor opción para el trabajo y su organización puede ser una tarea muy difícil. Ahora es importante averiguar si sus gerentes o su equipo están bien equipados para trabajar juntos desde varios lugares. Requiere un conocimiento profundo de sus personalidades, fortalezas, debilidades, intereses, estilo de trabajo y otras características. Nuestra tecnología y soluciones harán el trabajo por usted, ayudándole a descubrir si su gente es resistente en tiempos difíciles, si son autónomos, si son jugadores de equipo, sin contacto humano real. Dado que nuestra plataforma está basada en la nube, todos pueden usarla también desde casa. La humanidad se encuentra en una encrucijada por varias razones ahora, ¿por qué no ayudar a las personas a descubrir y desarrollarse desde la comodidad de sus propios hogares?
Fuentes:
https://www.mckinsey.com/about-us/new-at-mckinsey-blog/this-moment-belongs-to-virtual-capability-building
https://www.td.org/insights/how-to-lead-a-virtual-team-7-skills-to-put-your-people-first
https://hbr.org/2018/10/the-virtual-work-skills-you-need-even-if-you-never-work-remotely
